Laporan keuangan [Catatan seorang engineer]

Dua bulan terakhir ini, November-Desember 2013, kegiatan saya banyak dilakukan di luar kota. Sebenarnya tidak banyak sih, cuma 2 kota saja. Satu di Jawa Timur dan satu di Kalimantan. Lebih tepatnya, ada project yang dikerjakan di dua kota tersebut. Ah, tak perlu saya utarakan nama dan alamatnya. Sudah lama sebenarnya saya tidak pergi ke luar kota, kalaupun ada kerjaan di luar kota, maka intensitasnya sangat sedikit. Ini dikarenakan beberapa hal misalnya tahun ini project di luar Jakarta sangat sedikit. Kalaupun ada hanya sekadar maintenance. Kebetulan, kantor saya sekarang mendapatkan project maintenance tahunan dari salah satu operator.

Suatu perusahaan biasanya akan memberikan fasilitas kepada karyawannya yang bekerja di luar kota. Ada beberapa hal yang diberikan yang meliputi transport PP Jakarta – luar kota, transport lokal, hotel dan tunjangan kerja luar kota. Nah, beberapa perusahaan yang memberikannya secara lump sum [1]. Cara ini prinsipnya memberikan jatah kepada karyawan sekian rupiah per hari cukup atau tidak cukup, lalu si karyawan tidak memiliki kewajiban menyerahkan laporan keuangan perjalanan dinas luar kota tanpa menyertakan kuitansi dan bukti-bukti transaksi di luar kota.

Model kedua, si perusahaan memberikan rincian biaya perjalanan dinas luar kota dengan alokasi sekian rupiah lalu si karyawan harus melaporkan transaksi-transaksi selama di luar kota dan menyertakan kuitansi sebagai buktinya. Komponen biaya tersebut meliputi transport, hotel, dsb dengan besaran dan plafon berbeda-beda. Misalnya karyawan A, jatah hotelnya sekian rupiah, Si B sekian rupiah dsb.

kuitansisource image:http://hendariantolawfirm.blogspot.com

Misalnya: Biaya hotel Rp 500.000. per malam, Biaya transport Rp 500.000 [jika sewa mobil], Rp 150.000 [jika tidak sewa mobil] per hari, Biaya makan 150rb, biaya entertaint sekian rupiah dsb.

Kebetulan di tempat saya bekerja mengikuti cara kedua. So, kita diharuskan memberikan report keuangan. Tentu ini memiliki plus minus. Di satu sisi karyawan diberi jatah hotel, transport dsb namun di sisi lain jatah itu jika melebihi kuota maka si karyawan mesti mengembalikan kelebihan kuota tersebut. Misalnya: si X memiliki jatah uang hotel 500rb, maka ketika ia mengambil hotel yang harganya 600rb maka ia wajib mengembalikan 100rb kelebihan jatah tersebut. Namun sebaliknya, jika si X ini mengambil hotel yang rate-nya 400rb maka si perusahaan tidak memiliki kewajiban mengembalikan sisa 100rb ke si X tadi.

Ini tentu ada celah ‘keamanan’ dalam transaksi keuangan macam ini. Sehingga ada karyawan yang mencoba melakukan proses markup dan melakukan optimasi hak-nya. Tentu caranya macam-macam. Ada yang mencoba ambil hotel yang rate-nya dibawah plafon [jatah] dia, namun kuitansinya tetap sesuai plafon haknya si X. Ada juga yang memanfaatkan celah-celah lainnya. Justifikasinya teman-teman umumnya adalah:

loh, ini kan jatah kita. plafon kita kan segini?no problem kan kalo kita klaim sesuai plafon kita?

atau ada juga yang berpikiran lain:

lah, kan kita ini pergi ke luar kota, jauh dari keluarga bahkan bisa mengorbankan nyawa. Coba kalo tiba-tiba pesawatnya jatuh, lalu kita mati?

ada juga yang sangat berpikiran ala ekonom dan pedagang:

masa kita keluar kota ga dapat untung? kalo ga dapat untung, ya sudah di Jakarta aja ga perlu capek-capek ke luar kota.

Ini dilema bagi saya, di satu sisi logika tersebut ada logisnya. Namun di satu sisi, ada manipulasi data dan beberapa kebohongan.Bagi saya, hal di atas itu rentan masalah. Untuk itu, saya mengajukan beberapa hal kepada atasan saya atau pun PM:

1. hal-hal yang sifatnya jatah semacam hotel itu tak perlulah dimintai kuitansi, mesti disamakan dengan jatah makan. Dipakai atau tidak jatah[plafon] itu maka itu menjadi hak bagi si karyawan.

2. Harus ada opsi lain bagi si karyawan untuk memilih, misalnya ada opsi lump sum yang boleh dipilih oleh setiap karyawan.

3. Perlu dicari jalan tengah agar tidak ada proses manipulasi kuitansi dan budget-budget yang lainnya agar kedua belah pihak tidak dirugikan. Misalnya dengan memberi opsi no 1, 2 atau opsi lainnya yang lebih adil.

Tentu jika opsi-opsi itu ada, maka kemungkinan orang untuk memanipulasi data dan kuitansi itu bisa diminimalisir. Tentu agar apa yang kita dapatkan itu halalan toyyiban, berkah. Sayangnya ajuan tersebut hanya dianggap angin lalu oleh bos, ya tapi tidak apa. Setidaknya saya sudah berusaha.

[1] http://en.wikipedia.org/wiki/Lump_sum

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s